كيف تدير وقتك بفعالية ؟

الوقت هو أحد الموارد المتاحة للمسؤول لتحقيق أهداف العمل 0 وتقاس فعالية هذا الوقت بمدى كفاءة المسؤول في الاستفادة منه لتحقيق هذه الأهداف مقارنة بالتكلفة التي تتكبدها المؤسسة لشراء هذا الوقت على شكل مرتبات وأجور ومزايا نقدية وعينية 0


إليك بعض المقترحات العلمية التي يمكنها أن تساعدك على حسن إدارتك للوقت :

* ضع ، صباح ، كل يوم ، قائمة بالأعمال التي يجب القيام بها خلال اليوم ، وذلك من واقع خطـة العمل الاسبوعية ، ومن المواعيد والإجتماعات المتفق عليها سابقاً

* حدد أولويات إنجاز الاعمال مبتدءاً بالأهم فالمهم ثم الأقل أهمية ، واعمل على الالتزام ما أمكن

* لا تعطي الولويات لانجاز الأمور الأكثر متعة وسهولة على حساب تأجيل إنجاز الأمور الهامة

* حدد الأعمال التي يمكنك تفويض مسؤولية القيام بها للمرؤوسين ، وأحرص على تحديد مواعيد إنجازها ، وكذلك متابعة إنجازها في الوقت المناسب

* خصص وقتاً لإنجاز الأمور التي تتطلب التركيز الشديد ، واحرص على عدم مقاطعتك خلالها ، ويمكنك أن تحتجب خلالها هذا الوقت في مكتب آخر حرصاً على عدم المقاطعة ، مثل العمل في غرفة الإجتماعات

* احصر الأمور الروتينية أو غير هامة التي يمكن إنجازها حسب توفر الوقت 0 مثلا اغتنم فرصة تأخر أحد الضيوف عن الحضور الى مكتبك في الموعـد المحدد ، أو فرصة تأخير أو إلغاء موعد إنعقاد أحد الإجتماعات لانجاز هذه المهام

* لا تؤجل اتخاذ القرارات الروتينية التي لا تحتاج لوقت طويل لدراستها لأن العودة للتفكير فيها لاحقاً سيستغرق وقتاً أطول

* ضع قائمة بالمكالمات الهاتفية التي تود إجراءها ، وخصص وقتاً محدداً كل يوم لإجراء المكالمات تباعاً

* جامل الآخرين ولكن لا تسمح لهم بالاسترسال في الأحاديث الشخصية خلال المكالمات الهاتفية أو الإجتماعات الثنائية ، اوضح للشخص الآخر بلباقة أنك ترحب بمقابلته أثناء فترة الغداء أو فترة الراحة لمناقشة الموضوع

* أطلع مساعدك أو سكرتيرك باستمرار على أولويات عملك خلال اليوم بحيث يساعدك على تنظيم وقتك وتحسين إدارته

الفريق هو مجموعة من الأفراد ، مجتمعين معاً ، يجمعهم ويوجههم هدف عام يعملون من أجل تحقيق نفـس النتائج والفريق بمثـابة محطة توليد لطاقات كامنة ، لأن كل فرد فيه يقدم مساهمة فريدة من نوعها0 والفريق الجيد هو الذي يعتبر أن الكل أكبر وأعظم من الجزء

يعتبر تكوين فريق العمل من ملامح الإدارة الناجحة التي تحرص على الإنجاز ، وتحترم التخصص وتسعى الى المزيد من المشاركة بينها وبين أفراد الوزارة

ومن أهم الأسباب التي تدفع المسئولين الى تكوين فرق العمل مايلي :

1- الإستفادة من المواهب المتعددة للأفراد 0

2- زيادة الإتصال بين الأعضاء 0

3- تنمية الشعور بالاتحاد والصداقة 0

4- إيجاد جو التعاون لزيادة الانتاج 0

5- الوصول الى حلول جماعية 0

6- تخفيف الأعباء وتوزيع الأدوار 0

7- تبادل المعلومات والتجارب 0

8- الفاعلية في حل المشاكل لتوفير الخبرة 0

9- توفر إرجاع الأثر ( التغذية العكسية أو المرتدة ) بشكل مباشر 0

10- تحقيق التوازن بين انتاجية الفريق واحتياجات الأعضاء 0